Reducir costes en una empresa optimizando ordenadores y consumibles

Toda empresa debería incluir en su planificación de control de gastos un apartado dedicado a la optimización de los ordenadores y sus componentes, ya que suponen un alto coste anual. Empresas  como Sanitas consiguieron una disminución del 95% del gasto energético de sus ordenadores mediante la adquisición de aparatos basados en tecnología Energy Star.

Para planificar este aspecto del control de gastos es conveniente hacer un estudio previo del consumo energético total de sus equipos, sopesar las soluciones a corto y largo plazo,  calcular los costes que implicaría un cambio o una optimización de los recursos existentes y luego buscar esas herramientas de reducción de costes a un precio adecuado.

Calcular el coste

Para conocer el consumo real de cada ordenador, podemos usar los vatímetros o consumómetros que nos ofrecerán información de la energía diaria consumida. Una vez determinado el consumo diario de cada ordenador, calcularemos el importe total atendiendo a todos los equipos que tengamos en la empresa.

A éste tendremos que sumarle el consumo de los periféricos, (denominado fantasma), que puede suponer hasta el 15%  del gasto eléctrico de la empresa. El gran problema es que generalmente requieren una fuente de alimentación externa, y consumen energía  incluso cuando no se están usando. Todos los altavoces, USB, escáneres, impresoras de una oficina pueden generar un consumo fantasma desorbitado. Algunas aplicaciones gratuitas determinarán éste, como la calculadora HP, que evalúa el de las impresoras, ayudándonos a decidir si cambiarlas supondrá un ahorro a largo plazo.

Optimización de los equipos

La configuración correcta de un ordenador nos permitirá reducir el consumo de éste y de sus componentes. Modificaciones del software, la instalación de aplicaciones, así como un mejor uso de las que ya disponen los equipos, reducirán el gasto; y no sólo del procesador, sino también de la tarjeta gráfica y el monitor.

También es necesario apagar los mismos cuando no están funcionando. Hay múltiples opciones que nos facilitarán esta tarea. Los propios equipos pueden programarse para funcionar en modo ahorro de energía, apagar la pantalla pasado un tiempo o entrar en suspensión, además se pueden instalar softwares que los apaguen después de un periodo de inactividad.

También podemos comprar regletas con interruptor para apagarlas cuando no se usen los aparatos electrónicos o temporizadores eléctricos que, conectados a las regletas, los apaguen a la hora programada.

Sustitución de los ordenadores

Si la empresa considera necesario una sustitución de los equipos, deberá escoger modelos con tecnología Energy Star que supondrán un ahorro considerable, como ya hemos visto.

Dentro del tipo de ordenador, mejor un portátil, ya que un ordenador de mesa gasta entre un 100 y 150% más energía que aquel.

También gastan más las tarjetas gráficas de los ordenadores de mesa, y además  las de los portátiles cuentan con la ventaja de llevar gráficos duales que economizan según el uso que se le esté dando al ordenador.

Compra de consumibles

Si opta por compra de consumibles , los monitores con tecnología LED de bajo consumo son los más apropiados. Las tarjetas gráficas de alta generación consumen mucha electricidad, por lo que no las compre si no son estrictamente necesarias.

En cuanto a los discos duros, los más ahorrativos son los de 2,5”; además, no necesitan fuente de alimentación externa, cosa que también deberemos tener en cuenta cuando compremos otros consumibles como impresoras, escáneres, ratones, etc.

Comprar un equipo multifunción en vez de tener un escáner y una impresora,  le supondrá un importante ahorro energético si lo multiplicamos por todos los que necesitará para su empresa.

Ahorro con material de oficina

Como hemos visto, una de las maneras de ahorrar en la oficina en productos informáticos es o bien la modificación de los equipos, o bien la compra de nuevos, o bien la compra de consumibles que optimicen los equipos que ya tenemos. También, por supuesto, deberá elaborar una estrategia de ahorro en cuanto al resto de material de oficina, ya que suponen un gasto alto en una empresa si no se saben gestionar ni administrar.

Quizá considere que para dotar a su empresa de todos estos aparatos deberá hacer una gran inversión previa, pero hay webs que ofrecen productos de primera marcas a precios más bajos que en las tiendas. En cuanto a la búsqueda de los productos, no es necesario emplear una cantidad ingente de tiempo, ya que webs especializadas en la venta de material de oficina, como 20milproductos.com ofrecen ésto además de  simplificar su búsqueda ya que cuentan con un buscador que permite afinar por producto, elementos, precio…

Y no sólo ofrece regletas, dispositivos USB, equipos multifunción, escáneres, impresoras, tarjetas gráficas y demás herramientas que necesite para optimizar su equipo informático; sino una amplia oferta de material de oficina, incluyendo papelería, mobiliario, sobremesa, archivo, artículos para presentaciones, alimentación, higiene, máquinas de oficina, etc.